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Information für Geschäftspartner_innen zu Datenverarbeitung und Datenschutz nach Art 13 DS-GVO

Um mit Ihrer Firma in Geschäftsbeziehung treten zu können, müssen wir Firmen- und Kontaktdaten speichern. Das betrifft nicht nur laufende Geschäfte, sondern bereits deren Anbahnung, was in erheblichen Umfang auch per E-Mail erfolgt.

1. Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?
Psychiatrisches Zentrum Nordbaden, Heidelberger Str. 1a, 69168 Wiesloch
Vincent Karfus, stv. Geschäftsführer und kaufmännischer Direktor

2. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter:
06222 55-2016 oder per E-Mail an datenschutz(at)PZN-Wiesloch.de

3. Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten:
Bei der Vergabe von Aufträgen hat das PZN vergaberechtliche Vorschriften zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) und Bau (VOB /A) bzw. die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die Landeshaushaltsordnung (LHO). Die Datenverarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrnehmung im öffentlichen Interesse liegender Aufgaben. Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag bzw. Auftrag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind.

4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Wir erheben, verarbeiten und nutzen die Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der Bietenden (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer). Ihre Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt.
Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

5. Weitergabe von personenbezogenen Daten:
Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben. Zu den Empfänger_innen aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:
• Unterlegene Bieter_innen, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 19 Abs. 1 VOL/A (§ 46 Abs. 1 UVgO) über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen der erfolgreichen Bieter_innen zu unterrichten sind.
• Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme ab 30 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggebende für den Bietenden, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (künftig: Wettbewerbsregister) einholen.
Bei Vergaben in Form beschränkter Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und in Form freihändiger Vergaben verlangt das Vergaberecht die Veröffentlichung der vergebenen Aufträge im Nachhinein (ex-post-Transparenz). Öffentliche Auftraggebende müssen gem. § 20 Abs. 3 VOB/A bzw. § 19 Abs. 2 VOL/A nach beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Netto-Auftragswert von € 25.000,00 und bei freihändigen Vergaben ab einem Netto-Auftragswert von € 15.000,00 (VOB/A), bzw. € 25.000,00 (VOL/A) nach Zuschlagserteilung über jeden vergebenen Auftrag auf geeignete Weise informieren. Die Informationen müssen Angaben zum Auftraggebenden, zum Auftragsgegenstand, zum Vergabeverfahren, zur Art und Umfang der Leistung, bzw. zum Ort der Ausführung sowie den Namen des beauftragten Unternehmens enthalten. Die Informationen sind sechs Monate (VOB/A), bzw. drei Monate (VOL/A) vorzuhalten.)
• Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer).
• Gerichte im Falle von Klagen.

6. Wie lange werden personenbezogene Daten verarbeitet?
Für die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten gelten die landesrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Vergabeunterlagen, bzw. die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des HGB.

7. Welche Rechte haben betroffene Personen?
Sie haben nach der DSGVO verschiedene Rechte. Nähere Informationen ergeben sich insbesondere aus Art. 15 bis 18 und 21 DSGVO. In einigen Fällen gilt, dass das Recht nicht in Anspruch genommen werden kann oder darf. Sofern dies gesetzlich unzulässig ist, teilen wir Ihnen den Grund für die Verweigerung mit. Sie haben das
• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Widerspruch
• Recht auf Widerruf

Recht auf Beschwerde:
Die für unser Haus zuständige Beschwerdestelle ist:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
(LfDI BW)
Königstraße 10 a
70173 Stuttgart
Telefon: 0711/61 55 41 – 0
Telefax: 0711/61 55 41 – 15
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